Cambiar de programa de facturas a mitad de año

El mejor día

El primero de un trimestre. El IVA (el 303) se calcula trimestre a trimestre, así que si empiezas el 1 de julio, el 303 del tercer trimestre sale entero del programa nuevo. Cambiar a mitad de trimestre se puede, pero ese trimestre tendrás que sumar los dos programas.

La numeración

Tus facturas tienen que seguir una serie correlativa, sin saltos ni repetidos. Tienes dos maneras de hacerlo bien:

• Seguir la misma serie: en la primera factura del programa nuevo escribes a mano el número que toca (si la última fue la 2026-047, la 2026-048) y a partir de ahí sigue sola.
• Empezar una serie nueva, con otro prefijo (por ejemplo, «N2026-001»). Es legal tener varias series; solo no pueden repetir números.

El 130, que va acumulado

El pago fraccionado del IRPF (el 130) se calcula con todo lo del año, desde el 1 de enero. Si cambias en julio, el programa nuevo solo sabe de julio en adelante: su 130 del tercer trimestre saldrá corto. Ese año, para el 130, que tu gestoría sume lo del programa anterior, o súmalo tú con las cifras de su resumen. El año siguiente, todo sale del nuevo.

Lista para el cambio

• Exporta del programa anterior las facturas de este año en PDF y, si te deja, en CSV o Excel. Guárdalas: hay que conservarlas cuatro años (seis, si llevas libros de comercio).
• Da de alta tus clientes en el nuevo: con el NIF y la dirección completos.
• Rehaz las facturas recurrentes (igualas) desde la próxima que toque.
• Trae los gastos del año con el extracto del banco: los cargos entran como gastos por revisar.
• Si tenías Verifactu activado en el anterior, el nuevo empieza su propia cadena de registros; los del anterior se quedan allí, con sus facturas.

Y en Nyrut

Si ya usabas Nyrut, importas tu copia y sigues donde lo dejaste. Si vienes de otro programa, de momento no hay importación de sus ficheros: los clientes se dan de alta en un momento (y la primera factura te los pide), la numeración sigue la que escribas, y los gastos del año entran con el extracto del banco. El 303 sale bien desde el primer trimestre entero; el 130 de ese año, con lo de antes sumado por tu gestoría.

Esto es una guía para entenderlo, no asesoramiento fiscal: tu caso concreto, con tu gestoría.